Appel d’offre de conception d’une application Web et mobile pour la gestion optimale du personnel et des bénévoles de l’organisme Table Montréal Afrique

Introduction

Dans le cadre de son projet de Formation du personnel en gouvernance et en gestion des bénévoles, Table Montréal Afrique (TMA) lance un appel d’offre auprès des prestataires de services informatiques et technologiques pour la conception et la mise en œuvre d’une Application Web et Mobile.
Si vous êtes intéressés par cet appel d’offre, nous vous invitons à nous soumettre votre proposition dans les meilleurs délais, au plus tard le 30 septembre 2023 si possible. Nous vous décrivons ci-dessous notre organisme, nos besoins, des prestations souhaitées et d’autres informations pertinentes pouvant vous servir à bien comprendre l’objet de cet appel d’offre de service.

I Renseignements généraux

Présentation de Table Montréal Afrique (TMA)

Table Montréal Afrique est un organisme à but non lucratif qui a pour mission d’une part, de faciliter l’intégration économique, sociale et culturelle des africains à Montréal et au Canada, d’autre part, de promouvoir la culture africaine et d’encourager la coopération entre l’Afrique et le Canada. Il a été créé en 2003 à Montréal, suite à l’élan de générosité de Mme Biakeu Juliette, très connue sous l’appellation de Princesse. Petite fille des rois Bangoulap et Bangangté à l’ouest Cameroun, Princesse Juliette Biakeu a très tôt reçu une éducation basée sur des valeurs de l’entraide, de la solidarité et de la nécessité de servir et de soutenir les personnes vulnérables et défavorisées. C’est dans cette logique qu’elle va mettre sur pied TMA avec l’appui de ses camarades, dans le but de trouver des solutions aux différents problèmes que traversent les africains vis-à-vis de leur intégration à Montréal.
TMA regroupe des valeurs de l’entraide, de la solidarité, du respect de la diversité culturelle, de l’écoute, de l’humanisme et du professionnalisme.
Comme vision, TMA vise à devenir un organisme de référence en matière d’accompagnement et d’intégration des africains partout au Canada. Par ailleurs, il entend devenir le meilleur organisme facilitateur de partenariat entre les pays africains et le Canada. Il offre des services via des activités telles que :
L’accueil et l’accompagnement des nouveaux arrivants dans leur processus d’installation et d’intégration dans la ville de Montréal.
Les journées d’informations sur la province du Québec. Elles constituent le moyen par excellence pour trouver des réponses aux nombreuses questions sur la vie, le logement et l’emploi à Montréal, au Québec et au Canada. Ces journées d’information portent généralement sur des sujets tels :
Le fonctionnement du réseau de transport en commun à Montréal,
Les stratégies de recherche d’emploi,
Les normes du travail et du logement,
L’établissement de sa carte d’assurance maladie et la création de son numéro d’assurance sociale
L’ouverture d’un compte bancaire et le fonctionnement des cartes de crédit
Le système des garderies
Les activités culturelles et les loisirs de la ville
L’orientation vers des avocats d’immigration
L’Aide pour la préparation D.A pour les Audiences.
L’orientation vers des banques alimentaires.
L’aide à la recherche des vêtements appropriés aux différentes saisons
L’aide à la recherche des traducteurs
L’aide à l’inscription au programme de Francisation des immigrants allophones
Les ateliers de concertations et d’échange « Arbre à Palabre »
L’organisation des rencontres avec des femmes pour parler des difficultés qu’elles rencontrent dans leurs foyers ou dans leurs familles (violence conjugale, enfants TDH) L’orientation vers des ressources d’aide psycho-sociale

b) Le service de référencement et de la formation
Le service de référencement consiste à référer tous les services offerts par les trois paliers du gouvernements (municipale, provincial et fédéral) et certains organismes privés et parapublic aux nouveaux arrivants en matière de formation, le cas de la formation Objectif intégration. C’est une formation qui s’adresse aux personnes immigrantes, qui est d’une durée totale de 24 heures et est donnée en Français par plusieurs organismes partenaires situés partout au Québec. Table Montréal – Afrique accompagne ses clients dans le suivi de cette formation. En outre, TMA organise aussi des séances de formation sur l’entrepreneuriat où des professionnels en la matière sont invités à encadrer de manière individuelle les participants dans leurs divers projets.
c) Les 5 à 7 réseautages
Ce sont des rencontres qui se font deux fois par mois, les entrepreneurs, les artistes les hommes et les femmes des milieux d’affaire et politique se retrouvent pour échanger leurs expériences, partager leurs bons et mauvais coups. Cet évènement rassemble environ 100 à 150 personnes.
Dans le cadre des activités relatives à la coopération Afrique – Canada, TMA organise des séminaires, des conférences, des missions économiques et commerciales, des ateliers de formation. Les conférences sont données par des experts et des spécialistes de haut niveau dans leur domaine sur le plan national et international, ils apportent un éclairage pertinent sur les enjeux commerciaux et les opportunités d’affaires en Afrique et au Canada.
Admissibilité à soumissionner
Seules les firmes ou regroupements de firmes ayant un établissement au Québec et/ou au Canada sont admissibles à soumissionner. L’établissement est l’endroit où le fournisseur exerce des activités de façon permanente. Il est accessible au public durant les heures normales d’ouverture et regroupe une partie importante des ressources permanentes, du matériel et de l’équipement nécessaires à l’exécution du mandat pour lequel TMA entend attribuer un contrat.
Présentation et dépôt de la soumission
Le présent document de demande de soumissions constitue l’unique étape du processus de sélection d’une entreprise de services à garantie de performance. Ce document détaille les procédures que devront suivre les entreprises pour élaborer leur proposition. Les soumissionnaires sont invités à développer et à soumettre une proposition complète de services à garantie de performance décrivant les mesures qu’elles proposent, leur méthodologie d’analyse, leur approche de mise en œuvre, leur équipe de projet, leur offre de financement, etc.

Problématique
La pandémie du Covid-19 a créé beaucoup de torts à l’organisme TMA avec la perte des bénévoles, les mises à pied obligatoires des employés, la désorganisation de sa gestion du personnel et la démission de certains membres du Conseil d’administration. Face à cette problématique TMA a engagé des réformes et un programme de relance qui visent à renforcer ses capacités, c’est dans cet optique qu’il lance cet appel d’offre de service pour trouver des solutions technologiques en vue de palier à ces problèmes sus évoqués. Pour ce faire, TMA a besoin d’une application Web et mobile qui permettra en même temps de réélaborer sa structure organisationnelle, d’améliorer sa méthode de recrutement des bénévoles et de les garder aussi longtemps possible.
II Exigences et objectif du projet

L’objectif de ce projet est de développer une application de recrutement de bénévoles en ligne, de fusionner son site existant et un site vitrine pour permettre à l’organisation de recruter et de gérer efficacement ses bénévoles, de promouvoir ses activités et ses événements, et de faciliter la participation du public. L’ensemble du projet vise à optimiser les processus de recrutement, à renforcer l’engagement des bénévoles et à accroître la visibilité de TMA.

Les objectifs spécifiques du projet sont les suivants:
Recrutement de bénévoles: Fournir une plateforme en ligne conviviale où les bénévoles pourront s’inscrire, choisir leur domaine d’activité (administration, manutention, conseiller, etc.) et être facilement accessibles pour les responsables d’organisation.
Gestion des bénévoles: Permettre aux responsables d’organisation de consulter et de gérer les bénévoles inscrits. Ils pourront filtrer les bénévoles en fonction de leur domaine d’activité pour trouver les personnes appropriées pour les missions spécifiques.
Suivi des missions: Faciliter le suivi des missions en permettant aux responsables d’organisation de suivre les bénévoles affectés à une mission spécifique. Ils pourront voir la liste des bénévoles participants, suivre leur présence, leur participation, etc.

Annonces d’activités et d’événements: Permettre aux responsables de TMA de publier des annonces sur les activités et les événements à venir. Les bénévoles pourront consulter ces annonces et s’inscrire s’ils sont intéressés à participer.

Inscription publique aux activités/événements: Offrir la possibilité aux personnes intéressées de s’inscrire publiquement aux activités et aux événements via le site vitrine. Les responsables d’organisation pourront gérer ces inscriptions et communiquer avec les participants.

Présentation de l’organisation: Créer un site vitrine attrayant qui présente l’organisation, son objectif, ses activités et son impact. Il permettra de sensibiliser les visiteurs et de les encourager à participer en tant que bénévoles.

Les fonctionnalités de l’application Web
L’application aura les fonctionnalités suivantes :

Inscription des bénévoles: Les bénévoles auront la possibilité de s’inscrire sur l’application en fournissant leurs informations personnelles telles que leur nom, leur adresse, leur adresse e-mail, leur numéro de téléphone, etc. Ils devront également choisir leur domaine d’activité parmi les options disponibles (administration, manutention, conseiller, etc.).

Gestion des bénévoles: Les responsables d’organisation auront un tableau de bord administratif où ils pourront consulter et gérer les bénévoles inscrits. Ils pourront voir les informations de chaque bénévole, y compris leur domaine d’activité, leur disponibilité, leurs compétences, etc. Ils pourront également ajouter, modifier ou supprimer des bénévoles de la base de données.

Recherche et filtrage des bénévoles: Les responsables d’organisation auront la possibilité de rechercher et de filtrer les bénévoles en fonction de différents critères tels que le domaine d’activité, la disponibilité, les compétences, etc. Cela leur permettra de trouver les bénévoles les plus adaptés pour les missions spécifiques.

Gestion des missions: Les responsables d’organisation pourront créer et gérer les missions disponibles sur l’application. Ils pourront ajouter des détails tels que la description de la mission, la date, l’heure, le lieu, le nombre de bénévoles requis, etc. Ils auront également la possibilité de mettre à jour ou de supprimer des missions en fonction des besoins.

Affectation des bénévoles aux missions: Les responsables pourront affecter les bénévoles inscrits à des missions spécifiques. Ils pourront choisir les bénévoles en fonction de leurs compétences, de leur disponibilité et d’autres critères pertinents. Les bénévoles recevront des notifications concernant leur affectation à une mission particulière.

Suivi de la participation des bénévoles: Les responsables pourront suivre la participation des bénévoles aux missions. Ils pourront enregistrer la présence des bénévoles, suivre les heures de travail, enregistrer les feedbacks et les évaluations, etc. Cela permettra de garder une trace précise de la contribution de chaque bénévole.

Publication d’annonces: Les responsables pourront publier des annonces sur les activités et les événements à venir. Ils pourront ajouter des informations détaillées sur chaque annonce, y compris la date, l’heure, le lieu, la description, etc. Les bénévoles pourront consulter ces annonces sur l’application.

Inscription aux activités/événements: Les bénévoles pourront s’inscrire aux activités et aux événements via l’application. Ils pourront voir les annonces publiées par les responsables d’organisation, consulter les détails et s’inscrire s’ils sont intéressés à participer. Les responsables d’organisation seront notifiés des inscriptions des bénévoles.

Notifications: L’application enverra des notifications aux bénévoles pour les informer des nouvelles missions, des modifications d’affectation, des rappels d’événements, etc. Les bénévoles recevront également des notifications pour les remerciements, les feedbacks et les évaluations de leurs performances.

Tableau de bord pour les bénévoles: Les bénévoles auront accès à un tableau de bord personnel où ils pourront consulter les missions auxquelles ils sont affectés, leur calendrier, leurs heures de travail, etc. Ils pourront également mettre à jour leurs informations personnelles et leur disponibilité.

Ces fonctionnalités spécifiques de l’application web permettront une gestion efficace des bénévoles, une bonne coordination des missions et une communication fluide entre les bénévoles et les responsables des activités. L’application facilitera la recherche de bénévoles adaptés, la planification des missions, le suivi de la participation et la publication des annonces d’activités et d’événements.

L’application contiendrait les modules de base à savoir :
Gestion des utilisateurs
Gestion des paramètres
Gestion des accès
Système de double authentification
Ainsi que les interfaces programmées sur mesure
Gestion des bénévoles
Gestions des activités
Gestion du personnel
Suivi du temps (Pour les bénévoles et le personnel)
Formulaire d’inscription pour les bénévoles
Formulaire d’inscription à une activités
l’application offre une plateforme complète pour faciliter le processus de recrutement et de gestion des bénévoles. Les fonctionnalités spécifiques de l’application permettent aux bénévoles de s’inscrire, de choisi leur domaine d’activité et de consulter les missions disponibles. Les responsables d’organisation bénéficient quant à eux d’un tableau de bord administratif pour gérer les bénévoles, créer et affecter des missions, suivre la participation des bénévoles et publier des annonces d’activités et d’événements. Grâce à cette application, TMA pourra optimiser son recrutement de bénévoles, trouver des candidats adaptés aux missions spécifiques, faciliter la communication et la coordination avec les bénévoles, et suivre leur participation de manière efficace. Les bénévoles auront accès à un tableau de bord personnel pour consulter leurs missions, leur calendrier et mettre à jour leurs informations.
De plus, le site vitrine offre une présentation attrayante de l’organisme, ses activités, ses événements et encourage les visiteurs à s’impliquer en tant que bénévoles. En résumé, cette application web permettra à TMA de renforcer son engagement bénévole, d’optimiser la gestion du personnel et d’accroître sa visibilité grâce à la promotion des activités et des événements. Elle facilitera la coordination, la communication et l’interaction entre les bénévoles et les responsables des activités et événements, contribuant ainsi à la réussite des missions et à l’accomplissement des objectifs de l’organisation. L’application devrait être livrée au plus tard le 30 novembre 2023.

III Critères de sélection / Réserve, conditions d’admissibilité et conformité des soumissions

Toute soumission ne satisfaisant pas à l’une ou l’autre des conditions ci-dessous décrites sera jugée non conforme et sera automatiquement rejetée.
1. La soumission doit être présentée à l’endroit prévu, à la date et à l’heure limites fixées pour la réception des soumissions.
2. La soumission doit être rédigée en français.
3. Les ratures ou corrections doivent porter les initiales de la personne autorisée.
4. La soumission ne doit en aucune façon être conditionnelle ou restrictive.
5. La soumission doit avoir en dernière partie le coût du projet avec un montant bien détaillé
TMA ne s’engage à accepter ni la soumission la plus basse ni aucune des soumissions reçues ou ouvertes, ni à payer aucun frais. Elle ne s’engage à aucune obligation d’aucune sorte envers le ou les soumissionnaires.

Table Montréal Afrique 6830 Avenue du Parc suite 363

H3N 1W7 Montréal-Quebec

Tel ;(514)276-5121

Cell : (437) 237-2954; (514) 677- 2954 tmontrealafrique@gmail.com info@tablemontrealafrique.org ; www.tablemontrealafrique.org